山西成人高考学校函授学籍管理工作规范与要求

关注:1411     发表时间:2016-06-07 11:17:36

       学籍管理就是对于学生的入学资格、学籍情况和毕业资格的考核与管理。它是一切管理工作的基础,是一项具体、细致而又繁重的工作;它对于维护正常的教学秩序,促进教学质量的提高起着重要的保证作用;它关乎着每一个学生的切身利益。所以,各函授站务必要认真学习和全面理解函授学籍管理办法和具体要求,做好对函授学生的管理工作

      ◊ 新生的入学与注册

     1、学籍注册  各函授站在学生报到之后,于当年3月1日后向教管部报送《新生花名册》、身份证复印件(复印在A4纸上)及学生登记表(均为一式两份),以便顺利进行学籍注册及学号的发放。新生填写学生登记表时,要填写的姓名、年龄、籍贯等,均以考生登记表上所填的有关材料为准,出生年月日与身份证相符,本人不得随意更改。、

录取通知书由各站收齐后上交成教院,交送学生登记表时,应按花名册顺序排放。

      2、核对信息,学籍电子注册  省教育厅对新生学籍电子注册工作安排在每年的四月份进行,每个新生的所有信息由成教院直接传送国家教育部,这项工作十分重要,各函授站的管理人员应予高度重视。

      各函授站须于3月上旬到教管部领取“太原科技大大学成人教育学院学生登记表”。督促、检查每一个学生认真核对自己的相关信息,并对错误信息进行更正,同时要求学生本人签名。如果学生姓名或身份证号码有误,须开具户籍证明(加盖派出所户籍专用章);各函授站学籍管理人员一定要确保学生人数及信息的准确,不能漏报、错报一个学生。否则该学生将没有学籍,需重新参加成人高考的入学考试。

      核对之后,务必在规定时间内交回教管部,一般是在每年的4月10日—15日。如果延误,函授站承担一切后果。

     3、学生证的办理  新生入学注册后,各函授站要及时给学生办理学生证。函授学生须在每学期面授期间携带学生证办理注册手续,因故不能按时注册,必须向函授站申请缓办;未经请假逾期两周不注册者,按自动退学处理,取消学籍。学生证须加盖学期注册章方才有效。丢失学生证,应及时向函授站报失登记,并由本人提出书面申请,经函授站核实后由成教院补发。毕业时须交回学生证。

      4、专科毕业证书的验印  省教育厅每年都会校验专升本新生的专科证原件,凡不能提供合格专科证原件的新生将被取消学籍。各函授站务必在4月10日—15日将专科毕业证书原件交送教管部,以便学籍管理人员进行毕业证书详细信息的录入和核实,在此之前要求各函授站做好专科毕业证书的上交工作:

     (1)当学生本人姓名与专科毕业证书姓名不相符时,必须开具户籍证明。

     (2)专升本入学时间早于专科毕业时间的毕业生,不予注册。

      例如,09级专升本学生的专科毕业时间须在2009年3月1日之前。

     (3)专科毕业证书必须一次收齐,从09级学生开始,省教育厅验证只办理一次,将不再对专科证进行补验,拖延不交者视为不合格,做退学处理。

交送专科毕业证时,请各函授站的学籍管理人员按花名册顺序整理排序,并将专科证封皮取下留本站。

      在毕业证的验印过程中,一般存在四种不合格情况:a 假证  省教育厅一旦确认该生为假证书,将立即取消该生学籍;b 不认可  专科毕业证属非国民教育系列的,省教育厅对该毕业证不予认可,同样取消该生学籍;c 调档  当省教育厅对学生的专科证书存有疑问时,会要求该生去调取专科档案或开具网上学历证明;d  学历认证  当省教育厅对学生的专科证书的真伪不确定时,会要求该生去省学历认证中心开具学历证明。

无论出现以上哪种情况,各函授站都务必及时通知到学生本人,并将所需资料及时上交,否则承担一切后果。

     注:①中国高等教育学生信息网http://www.chsi.com.cn

           ②省学历认证中心:太原市学府街35号山西大学北校门200米处。电话0351—2241231张老师、王老师。

     5、新生的入学教育  为加强成人教育管理,提高函授生的培养质量,我院要切实加强对函授新生的入学教育,各站点须安排新生的开学典礼,届时成教院领导会向函授学生介绍学院的有关情况,对成人教育的管理模式、规章制度、学习要求、教学计划、学籍管理等方面作详细说明,会对函授生提出要求和希望。

      ◊ 毕业生工作的安排与要求

      函授学生完成教学计划规定的全部课程并且及格,通过省教育厅组织的计算机考试和英语考试并且合格,毕业论文及毕业答辩合格,品德鉴定合格,准予毕业,发放毕业证书。

省教育厅对毕业生的验印工作大约在每年的一月初进行。因此,学院毕业生的各项验印准备工作必须在此之前完成。

各函授站务必在教管部的安排和要求下,认真完成毕业生验印的相关工作,以确保每一个学生的正常毕业。

      1、毕业照片的核对  毕业生图像采集由新华社统一进行,具体时间由教学管理部安排。当函授站接到照相通知时,要及时到教管部核对预毕业生名单,并通知到每一个学生,以确保学生不会因为未能照相而造成无法正常毕业。如果个别学生贻误了拍照时间,要及时与山西省新华分社取得联系,进行补拍。

照片返回学院后,函授站要及时到教管部领取照片,并组织学生认真核对照片的相关信息,以免发生照片错误、身份证号错误或照片丢失现象。如果有误一定要认真填登信息勘误表。

照片中的一寸照片用于贴毕业生登记表,二寸照片用于贴毕业证书和学位证书。切勿丢失!

(注:照片核对修改网址http://www.chsi.com.cn

山西省新华分社  联系电话:4665070)

      2、核对毕业生人数  各函授站须在每年的9月上旬与教管部核对应届毕业学生人数及学生名单;核对所有应届毕业生的在校成绩,并且进行毕业前学籍处理。届时领取《毕业生登记表》、毕业生花名册及毕业生须知。

      3、交送毕业生花名册和毕业照片  各函授站须于11月上旬将核对后的毕业生照片、毕业生照片信息勘误表及毕业生花名册交送教管部。毕业生花名册中所有信息须由学生本人认真核实,凡是毕业生在校期间曾经有过学籍变动情况者(如:转专业、休学、留级、由外校转入等),请在花名册备注一栏内注明。

交送毕业照片时,请各函授站学籍管理人员按专业分放、按学号整理排序。

      4、毕业生登记表的填写  学生填写“毕业生登记表”时,所填内容要真实、可靠,认真写好写足自我总结。入学时间填写为当年入学的3月1日,毕业时间填写为毕业当年的1月10日;学生姓名、出生年与日必须与本人身份证相符,如有差错,要求学生本人开具户籍证明。

各函授站点认真填写班主任意见,认真填写毕业设计(论文)课题、毕业设计(论文)答辩的评语及答辩成绩。

    《毕业生登记表》中的学习成绩由教管部统一打印并加盖学院公章。

     5、毕业手续的办理  各函授站须于12月5日前将《毕业生登记表》、计算机合格证、英语合格证一起交送教管部。专科学生的计算机合格证与英语合格证需订在一起,两证缺一不可,如果学生目前只获得一项合格证,由站点暂时保管,待两证齐全时一起补交。各函授站的学籍管理人员一定要做好未交合格证的登记工作,以便日后的毕业证补办。

    《毕业生登记表》与合格证分别装袋,交送时仍需按专业分放、按学号整理排序,同时要求在    《毕业生登记表》与合格证的右上角用铅笔写下学号。

院校成绩不合格或毕业设计不合格者,做留级处理,不能正常毕业;未取得计算机或英语合格证者(本科生只需计算机合格证),不能正常毕业;未毕业照相者,不能正常毕业;学费未结清者,不能正常毕业。

      6、毕业证的发放  一般在每年的3月上旬进行毕业证书及毕业生档案的发放,毕业生档案包括成人高考考生信息表、毕业生登记表及学生成绩单。各函授站由专人统一领取毕业证书及毕业生档案,成教院不对学生个人进行发放。

      7、毕业证的补办  每年的七月和十二月,省教育厅会进行往届毕业生的毕业证补办工作,所以在此之前,各函授站要及时交送学生补交的统考合格证,以免延误学生毕业证的办理。

交送时,须在合格证的右上角用铅笔写清函授站名称、入学时间及专业名称。

     ◊ 日常学籍管理工作

      1、学籍处理  每学期参加补考后累计有三门次考试课程经过补考仍不及格者,应予留级;逾期一学期不注册交纳学费按退学处理。各函授站须在每学期初进行整理上报,认真填写学籍处理表一式两份,报送教管部;同时要将成教院的学籍处理结果及时通知到学生本人。凡是成教院已作了退学处理的学生,要限期让学生离校。

按函授教育管理的有关规定,无故不参加面授,累计超过本门课程面授时数1/2的,或作业、实验不能按时完成的,将取消考试资格。

      2、转专业、转形式、转站的办理  各函授站要严格控制转专业人数。函授学生因特殊原因需要转专业、转形式时,须由本人提出书面申请,到教管部办理相关手续。函授生转站的,须经转出与转入函授站同意,报教管部和成教院批准;函授生转专业的,须由教管部同意,经成教院批准,并报省教育厅主管部门批准备案。转专业限于同层次同科类,文科不得转理科专业。转专业手续须在学校取得学籍的第一学年内办理。

      3、转学的办理  函授学生因特殊原因需要转学的,经成教院主管领导批准后到教管部办理相关手续。

     4、休学、复学的办理  因病或因公出差而要求休学的学生,应持本单位证明或医院证明向学校办理休学手续。休学时间一般为一学年为期限。休学学生在休学期满的前一个月,应持书面申请办理复学手续,复学后一般编入同专业的下一年级学习,下一年级若无相同专业,经本人提出申请,可转入相近专业。若休学期限已满,而没有在规定期内办理复学手续者,按自动退学处理。

      5、关于省教育厅统考课程的相关规定  学生在校期间,除了完成教学计划规定的全部课程以外,还必须参加省教育厅组织的英语(限专科)和计算机应用能力的考试,取得相应合格证,才能正常毕业。所以各站一定要及时通知并组织学生进行报名考试,同时做好合格证的管理工作。

      ⑴计算机应用能力考试  管理类专业(工商管理、经济管理等)的学生须考试办公自动化;计算机信息、计算机科学技术专业的学生须考试计算机中级;其它专业学生考计算机初级。从09级新生开始,国家计算机等级考试将不能再替代此项考试。

      ⑵英语统考  所有专科学生必须参加省教育厅组织的英语统考。

      ⑶统考时间

      计算机考试 每年四次:3月份、8月份的最后一个周六,6月份、12月份的第一个周六,每次提前一个月报名。

      英  语统考   每年两次:6月份、12月份的第二个周日(每学期开学报名)

      6、核对学生人数,交纳学费  各函授站应在每年的5月1日底前交清本学年的学费,交学费之前请先与成教院教管部核对年级、专业及学生人数,同时领取教管部开具的交费协议并交费。

凡不及时交费的函授站,下学期不列招生计划。凡不交费的学生按退学处理。

学籍管理工作非常繁重和繁琐,而且讲求时效性,讲求精确、细致,否则可能产生严重后果。


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