山西成人高考学校函授学籍、学位管理工作的补充规定

关注:1529     发表时间:2016-06-07 11:19:02

 一、成教院关于学籍管理工作的补充规定;

      (一)、新生入学注意事项:

      1、加强学籍、学历证书管理:根据山西省教育厅晋教成【2009】1号“关于近期加强成人高等教育教学管理工作的通知”文件精神,要求高校严格执行国家高等教育学籍管理和学历证书管理政策,严格执行学历证书电子注册制度,规范学历证书和档案的填写、颁发工作。

      2、传送新生数据实践:山西省教育厅通知各大院校在四月底直接向教育部传送新生报到全部数据。

      3、确保新生数据准确性:学院要求各教学部门和教学点高度重视新生报到这项工作,以保证我院所报教育部学生数据的完整性和准确性。凡是未经省级招生部门录取的学生一律不得进行学籍电子注册。

     4、新生验证时间:山西省教育厅对2009级新生注册、验证工作初步定在五月初进行。各教学部门、各教学站点要及时通知专科升本科的新生在4月20日前上交学校专科毕业证书原件,从2009级学生开始,新生“验证”只办理一次,过后不再补办。

      5、学籍管理系统:从2009年起,山西省教育厅对在校新生学籍电子注册使用新的“学籍管理系统“,并要求各大院校上报本校的在籍学生全部数据。

     (二)、补办毕业证书程序:

     1、学生不慎丢失毕业证书时,要及时登报挂失,然后由学生本人向学校递交补办毕业证书申请报告;

     2、由学院学籍部门对学生个人档案进行审核,如情况属实,学院为学生开据“学籍证明“,并加盖学院公章,同时必须注明补办毕业证书编号和补办证书时间,再交至省教育厅成教处审批;

     3、山西省教育厅成教处负责填写相关的“毕业证明书“事项,收取相关费用;

     4、最后由学院报送学校审核后加盖学校公章和校长名章方可生效。

   (三)、学历认证机构:如有学生急需毕业证书,或者聘用单位急需证明本人的学历是否属实,学生可直接到山西省大中专毕业生就业指导服务中心办理“学历认证“。具体地点:太原学府街25号(山西大学)北门西200米。联系电话:0351—2241231,联系人:王老师、张老师。

   (四)、学院学籍处理时间:

     1、各函授站在接到成教院下发的学籍处理红头文件后,要将学院的学籍处理意见及时通知到学生本人。凡是成教院已作了退学处理的学生,各函授站必须督促学生限期离校。

     2、各函授站未能按照学院所规定的时间上报学籍处理名单,其后果由各站自负,成教院视情节严重程度,给予当事人批评教育。

   (五)、转专业、转形式补充规定:

     1、根据省教育厅晋教成【2007】4号文件精神,要求学生一般应在被录取学校完成被录取专业的学习。

     2、学生在第一学年内确因工作需要而要求转专业或形式时,先向教管部申请并填写转专业审批表,最后经成教院领导审核同意签字后可到学籍部门办理相关手续。对于已经转过专业、形式的学生不得再作类似学籍变动。

     3、函授形式转为非脱产学习形式,由成教院审批,报省教育厅备案。

   (六)、转学补充规定

     1、学生转学应当按同层次、同科类转学,转学由省教育厅审批备案。转学应在学生取得学籍的第一学年内进行办理。

     2、不论转出或转入的学生,其转学材料必须齐全再办理手续,即:必须有学生所在学校的“录取审批表”(加盖录取学校公章)、“考生信息表”、“转学审批表”(转学表一式四份,双方学校领导签字并加盖双方学校公章),同时,必须要有双方学校学籍电子注册负责人的签字方可再办理转学事宜。否则,转入学校不负任何责任。

     3、学生毕业当年,学校不再进行办理转学事宜。

     二、学院关于成绩管理工作的补充规定:

     1、学籍部门成绩管理人员要认真验收各函授站送交的原始成绩单和“课程考试交接登记表”,交接时双方均要在交接登记表上签名,并注明交接时间。

     2、要求管理人员应及时把原始成绩单分别按站点、年级、专业、形式、层次进行整理,内放目录装订成册归档。

     3、成绩管理人员注意做好平时学生成绩的管理和保密工作。

     4、对函授站送交的成绩单如有疑问,必须请任课教师亲自核实并签名后方可接收。

     5、学籍部门只收由任课教师填写的原始成绩单,不收复印件。

     三、成教院关于本科学士学位管理工作的补充规定:

     1、学籍部门应及时将上级主管部门关于对学籍、学士学位等有关文件精神通知到教学管理部。

     2、教学管理部应按时将成教“通知”精神传达到各个函授站点,例如:每年的本科学生按时到就近学校申报学位外语考试报名等事宜。

     3、学籍部门认真组织好每年全省学士学位外语报名考试以及摄像等工作安排。申请学位外语统一考试报名时间一般安排在每年9月15—25日,报名时间约在10天左右,如有时间变动,由山西省学位办作另行通知。

     4、在山西省学位外语考试中,如发现有弄虚作假、徇私舞弊、情节严重的考生,省学位办将取消其报考资格。

     5、应届本科毕业生于当年的5月4日—5月8日到学校正式申报学士学位,届时,请学生带上本科毕业证原件及复印件、身份证原件、学位英语合格证原件及复印件以及照片两张(毕业时数码照片)到教管部办理有关手续等。

     6、成教院根据学生的申报材料,按照学院规定的有关学士学位条例逐一进行审核。大约在每年的六月中旬上报学校学位评定委员会进行审批,凡是通过学校学位评定委员会的学生名单,可授予学士学位。

     7、学院上报省学位办应届本科毕业生学士学位名单和相关材料备案。

     8、每年的9月1—5日,学生携带毕业证书来校领取学士学位证书。

     四、学院关于毕业生照相管理工作的补充规定:

     1、学籍部门在每年的3月份提前制定出全院应届毕业生的学历证书图像采集信息的全部详细工作计划和食宿安排,并将有关通知和学历证书图像采集信息卡及时发放到各教学部门和相关的函授站点,通知学生按时到指定的采集点拍照,协助好新华社山西分社圆满完成全院毕业生图像采集工作。

     2、如果有的学生因为种种原因贻误了拍照时间,要及时与山西省新华分社取得联系,提前预约进行补拍,其联系电话:4665070  联系人:赵老师。

3、各教学部门和函授站点在接到毕业生照片后,要认真核对毕业生照片信息,如发现有图像信息错误,要填写“图像信息勘误表”并签名,统一由学院学籍部门重新更正,最后由学院上报主管部门审批备案。

     五、学院关于毕业验印工作的补充规定:

     1、山西省教育厅继续对学生在校期间实行计算机应用能力培训考核、英语课程考试制度,并开展专业课程的抽考工作。各类专科毕业学生都必须上交由省教育厅组织统考的“英语合格证”原件;凡计算机类专业的专科生或本科毕业生都必须上交由省教育厅组织统考的“计算机应用能力考核”中级合格证原件;非计算机类专业的学生,必须交“计算机应用能力考核”初级合格证原件(注:从2009年开始,以往学生获得“全国计算机等级考核”二级合格证不再等同于山西省计算机应用能力考核中级合格证)。

      2、“工商管理”、“电子商务”、“工程管理”等专业的学生必须参加省教育厅组织的“办公自动化与技术”的考试,其它“计算机应用能力合格证书”均不能代替该证书。

      3、每年山西省教育厅对全省各大院校应届毕业生验印工作的安排大约在元月上旬进行,具体时间和地点由省教育厅另行通知。学院毕业生的各项验印准备工作必须在此之前完成。

      4、学生的《毕业生登记表》必须用黑色碳素笔填写,他人不能代写。所填表格不留空白,字迹清楚、端正,切勿用计算机打印自我总结。

      5、学生应将本人近期免冠正面半身一寸照片贴在《毕业生登记表》上面。

      6、入学时间填写为当年入学的3月1日,毕业时间应填写为毕业当年的1月10日。

      7、学生姓名、出生年月日必须与学校录取审批表相符。如有更改,要求学生本人及时到当地户籍派出所开据“户籍证明”,并在本人照片上加盖户籍派出所公章,及时报送学院学籍部门申请更正,再由学校上报省教育厅备案。

      8、要求各教学部门在每年的11月底上报学籍部门“毕业生登记表”、“审查验印表”、“毕业生花名册”以及有关毕业审查材料。凡是毕业生在校期间曾经有过学籍变动情况者(如:转专业、休学、留级、由外校转入等),请在花名册“备注”一栏内注明,认真做好每年应届毕业生验印前期的各项准备工作。

      9、学籍部门要注意及时更正学生的各种错误信息;及时处理往届毕业生的遗留问题;提前按年级专业分别整理好毕业生验印材料。

     10、热情接待和耐心听取学生所提出的与学籍相关问题,坚持以人为本理念,努力提高主动服务意识。

      六、学院关于学生档案管理工作的补充规定:

      1、学院在招生结束后,应将每年的招生录取审批表和考生信息表全部及时存档。

      2、学籍部门管理工作人员将学院新生录取审批表按年级、形式、层次、专业、时间分别排列顺序整理,日后装订归档。

      3、档案管理工作人员应按照学院每学期的学籍处理名单将学生档案及时归档;同样,对转学、转专业的学生档案也要及时整理归档。

     4、认真检查并核实应届毕业生材料,要将“毕业生登记表”、“考生信息表”、“学生成绩单”等放入毕业生档案袋,密封加盖学院公章后让学生本人再转交其所在单位的人事部门备案。

     5、对学校主管领导同意、省教育厅已经批准转学的学生,档案管理人员应将学生本人的有关材料,如:转学审批表、学院录取花名册(加盖录取学校公章)、考生信息表放入档案袋密封后,让学生本人转交对方学校。

     6、教学管理工作人员要注意做好平时学生档案的安全保密工作。


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